Vorräte kann man nachkaufen, ein Radio auch. Eine Geburtsurkunde, die im Wasser lag, und ein Versicherungsschein, der verbrannt ist, kosten Wochen an Behördengängen, und zwar in dem Moment, in dem ohnehin nichts funktioniert. Die Notfallmappe ist deshalb der Teil der Vorsorge, der für den geringsten Aufwand am meisten bringt: ein Nachmittag Arbeit, danach nur noch einmal im Jahr nachsehen.
Warum Papiere schneller weg sind, als man denkt
Die typischen Fälle sind unspektakulär. Ein Rohrbruch im Keller, in dem der Aktenordner steht. Ein Kellerbrand, bei dem nicht das Feuer, sondern das Löschwasser die Ordner ruiniert. Ein Hochwasser, das über Nacht sechzig Zentimeter hoch steht. Eine Bombenentschärfung im Viertel, nach der zwanzig Minuten bleiben, um das Haus zu verlassen. In keinem dieser Fälle hat jemand Zeit, drei Ordner nach dem Impfpass zu durchsuchen.
Wenn die Lage vorbei ist, beginnt der zweite Teil: Die Versicherung will wissen, was im Haus stand. Die Behörde will Nachweise für Soforthilfen. Der Vermieter will den Mietvertrag. Die Bank will einen Ausweis, den es nicht mehr gibt. Wer die Papiere hat, ist in Tagen wieder handlungsfähig, wer sie nicht hat, braucht Wochen bis Monate.
Welche Dokumente gehören in die Mappe?
Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) führt dazu eine Liste, die seit Jahren im Ratgeber für Notfallvorsorge steht. Sortiert nach dem, was du im Ernstfall wirklich brauchst:
| Bereich | Was | Original oder Kopie |
|---|---|---|
| Identität | Personalausweis, Reisepass, Geburts- und Heiratsurkunde, Familienstammbuch, Aufenthaltstitel | Original in die Mappe, Kopie an einen zweiten Ort |
| Gesundheit | Impfpass, Allergiepass, Notfallausweis, Medikamentenplan, Schwerbehindertenausweis | Original |
| Geld | Versicherungspolicen, Kontoverträge, Sparbücher, Wertpapierbelege, Rentenbescheide | Original |
| Wohnen | Mietvertrag, Kaufvertrag, Grundbuchauszug, Gebäudeversicherung | Original oder beglaubigte Kopie |
| Vorsorge | Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, Testament | Original, Kopie bei einer Vertrauensperson |
| Beruf | Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Arbeitsvertrag | Original, denn Ersatzzeugnisse dauern Monate |
| Fahrzeug | Führerschein, Zulassungsbescheinigung Teil I und II | Original (Teil II nie im Auto lassen) |
| Haustier | Impfpass, EU-Heimtierausweis, Chipnummer | Original |
| Nachweis für die Versicherung | Fotos oder Video der Wohnung Raum für Raum, Kaufbelege für teure Geräte | digital |
Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist am schnellsten erledigt: einmal mit dem Handy durch die Wohnung gehen, jede Schublade und jeden Schrank offen, Video aufnehmen, dazu die Rechnungen der teuren Geräte fotografieren. Zwanzig Minuten, und die Frage, was überhaupt in der Wohnung stand, ist beantwortet, bevor die Versicherung sie stellt.
Wo liegt die Mappe?
Es sind drei Ebenen, und alle drei sind einfach.
- Griffbereit. Eine stabile Mappe, im Idealfall in einer wasserdichten Hülle, an einem Platz, den jeder im Haushalt kennt und im Dunkeln findet. Neben dem Notgepäck ist der richtige Platz, nicht ganz unten im Keller. Eine Mappe, die man im Weggehen mitnehmen soll, muss man im Weggehen auch greifen können, und wenn der Strom weg ist, findet man sie nur, wenn sie immer am selben Platz liegt.
- Verteilt. Ein zweiter Satz Kopien an einem anderen Ort: bei Eltern, Geschwistern, engen Freunden, im Bankschließfach. Was am selben Ort liegt, geht am selben Tag verloren. Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung nützen in der eigenen Schublade ohnehin nichts: Wer damit entscheiden soll, muss ein Exemplar in der Hand haben. Banken und Kliniken verlangen bei der Vollmacht in der Regel das Original; wer sichergehen will, meldet sie zusätzlich beim Zentralen Vorsorgeregister an.
- Digital. Jedes Dokument einmal abfotografiert oder gescannt. Diese Fassung überlebt Wasser und Feuer, solange sie nicht im selben Raum liegt wie das Papier, sie passt in eine Hosentasche, und sie ist die einzige, die man dabei hat, wenn die Mappe zu Hause liegt.
Feuerfeste Kassetten sind beliebt und in Ordnung, haben aber einen Haken: Was fest verschlossen im Schrank steht, greift niemand im Weglaufen. Wer eine Kassette nutzt, legt zusätzlich einen Satz Kopien und einen USB-Stick oben ins Notgepäck.
Digitale Kopien ohne fremde Cloud
Der naheliegende Weg ist, alles in einen Cloud-Speicher zu laden. Bequem, aber es bedeutet: Ausweis, Gesundheitsdaten, Kontoverträge und Vollmachten liegen auf einem fremden Server, unter Umständen außerhalb der EU, und ihre Sicherheit hängt an einem Passwort und der Sorgfalt eines Unternehmens, das dich nicht kennt. Für genau diese Papiere ist das die falsche Ablage.
Die einfachen Regeln für die digitale Zweitfassung:
- Verschlüsselt oder gar nicht. Entweder eine App, die die Daten auf dem Gerät verschlüsselt, oder ein Container (VeraCrypt, verschlüsseltes Disk-Image) auf einem USB-Stick.
- Zwei Kopien, zwei Orte. Ein Stick im Notgepäck, einer bei einer Vertrauensperson. Sticks sterben leise; einmal im Jahr lesen und neu schreiben.
- Lesbar bleiben. PDF und JPG, kein Format, das ohne eine bestimmte App wertlos ist. Ein Dateiname, den man versteht, ist mehr wert als jede Ordnerstruktur.
- Papier bleibt Papier. Ein Scan ersetzt keine Urkunde und wird bei keiner Behörde als Original akzeptiert. Er ist die Brücke, bis das Original neu ausgestellt ist, und er beschleunigt die Neuausstellung.
Was ins Portemonnaie gehört
Eine Notfallkarte im Geldbeutel ist die kleinste und die am häufigsten gebrauchte Ebene. Darauf stehen: Notfallkontakte mit Angabe der Beziehung („Schwester"), Blutgruppe soweit bekannt, Allergien, Dauermedikation, chronische Erkrankungen, Hausarzt. Für Kinder gehört ein Zettel mit den Elternnummern in den Ranzen und in die Jackentasche, von Hand in Druckbuchstaben, nicht als Kontakt in einem Handy, das gesperrt ist.
Der Grund ist unromantisch: Rettungskräfte sehen zuerst die Brieftasche, nicht das gesperrte Handy. Und wer diese Karte braucht, kann in dem Moment meist nichts mehr dazu sagen.
Wie Keepilo die Notfallmappe abbildet
Keepilo hat für diesen Zweck zwei Bereiche, die zusammenarbeiten. Im Tresor liegen die digitalen Kopien: Ausweise, Policen, Urkunden, Vollmachten. Sie liegen verschlüsselt auf dem Gerät, hinter einer eigenen App-Sperre, und sie gehen nicht in eine Cloud, weil Keepilo keine hat. Der Tresor ist von der Geräte-Synchronisierung ausdrücklich ausgenommen: Was zwischen zwei Handys wandert, sind Artikel und Bestände, sonst nichts.
Im Notfallbereich stehen die Angaben, die im Ernstfall auf Papier gehören: Notfallkontakte und je Haushaltsmitglied eine Medizinkarte mit Allergien, Dauermedikation und Vorerkrankungen. Daraus erzeugt die App die Notfallkarten als PDF im Scheckkartenformat. Einmal ausdrucken, ausschneiden, in Portemonnaie und Notgepäck legen. Der Rest der Vorsorge steht daneben: das Inventar für den Vorrat, der Assistent für die Fragen, die man im Dunkeln stellt.
Diese Mappe anzulegen dauert einen Nachmittag und macht keinen Spaß. Dafür hilft sie auch dann, wenn nie eine Krise kommt, sondern nur ein Wasserschaden, ein Umzug oder ein Erbfall. Ein Sonntagnachmittag reicht, und eine Erinnerung in zwölf Monaten hält sie aktuell.